Microsoft Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients sowohl im beruflichen, als auch zunehmend im privaten Umfeld. Dem User wird eine Vielzahl von Features und Möglichkeiten geboten, die tägliche Flut an elektronischer Post zu bewältigen. Dabei steht schon längst nicht mehr nur das Empfangen und Versenden von E-Mails im Vordergrund. Features wie Kalender- und Aufgabenfunktion, Adressverwaltung, To-Do-Listen, Verteilerlisten und Notizfunktionen machen Outlook zu einem modernen Kommunikationsmanager.
So allgegenwärtig wie die Vorteile der Nutzung von Outlook, sind auch die Klagen der Anwender über komplizierte Funktionalitäten.
Doch Outlook-Frust muss garnicht erst entstehen. Denn durch Zusatztool und einfachen Systemanpassungen werden Fehler schnellstmöglich behoben und die Zuverlässigkeit von Outlook gewährleistet. In den kommenden Tagen möchten wir Ihnen mehrere Tipps und AddIns mit auf dem Weg geben, mit denen Sie Ihr Outlook schneller, stabiler und komfortabler machen. Alle Anleitungen beziehen sich dabei auf Outlook 2007. In vielen Funktionen stimmt Outlook 2007 jedoch mit älteren Versionen überein.
Tipps für ein besseres Outlook
Mehr Schnelligkeit für Outlook
Problem: Outlook ist langsam, der Ladevorgang dauert lange und beim Verschicken und Empfangen von E-Mails arbeitet Outlook zu schwerfällig.
Lösung: Der Ansatzpunkt für dieses Problem ist die PST-Datei. Die PST-Datei muss zunächst einmal regelmäßig bereinigt werden. Zudem ist es ratsam die aktuellen Patches aus den Windows-Updates zu installieren.
Die Erfahrung hat ebenfalls gezeigt, dass Fax-Services von Windows XP Outlook bremsen können. Daher sollte dieses Feature, falls es nicht genutzt wird, entfernt werden. Dies kann man über Systemsteuerung/Software/Windows-Komponente hinzufügen-entfernen/Faxdienste einstellen.
Das Gleiche gilt für den Business Content Manager. Dieser lässt sich auf die gleiche Weise deinstallieren. Zusätzlich sollte man immer seine RSS-Feeds kontrollieren. RSS-Dienste die nicht benötigt werden belasten Outlook zusätzlich und sollten abbestellt werden. Über Extras/Kontoeinstellungen/RSS-Feeds können Sie die betreffenden Feeds ausschalten.
Instabilität des Systems vermeiden
Problem: Durch das häufige Empfangen und Versenden von Anhängen wächst die PST-Datei stetig an, da alle diese Vorgänge dort abgespeichert werden.
Lösung: Zunächst sollte man Mails mit besonders großen Datenmengen identifiziert und überflüssige Dateien löschen. Diese „großen“ Nachrichten findet man unter Suchordner. Dort werden alle Mails die größer als 100 KB sind gespeichert.
Falls die Anhänge noch benötigt werden, speichern Sie diese auf der Festplatte. Danach können Sie die E-Mail wieder öffnen und den Anhang daraus löschen. Auch das Durchforsten des Outlook Papierkorbes kann die Größe der PST-Datei verringern. Dazu wählt man in Outlook Extras/Postfach aufräumen/Postfachgröße anzeigen. Es werden jetzt alle Ordner, entsprechend ihrer Größe aufgelistet. Ordner die besonders große Datenmengen enthalten können Sie so identifizieren und anschließend nicht benötigte Mails daraus löschen.
Nachdem Sie alle diese Lösungsansätze befolgt haben, muss die PST-Datei selber immer noch von unnötigen Daten befreit werden. Um die PST-Datei nun zu verkleinern muss sie komprimiert werden. Unter Datei-Datendateiverwaltung öffnet man in Outlook per Doppelklick die „Persönliche Ordner“ und klickt den Menüpunkt „Jetzt komprimieren“ an.
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