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Freitag, 31. Juli 2009
…ertönt eine monotone Frauenstimme, gefolgt von einem Pling. Ein paar Klicks, schnell eine Antwort tippen und schon saust besagte Post quer durch den Globus. Innerhalb von Sekunden ist sie beim Empfänger angekommen, der nun seinerseits von der eintönigen Stimme begrüßt wird.
Die Elektronische Nachricht hat unsere Kommunikation binnen kurzer Zeit revolutioniert. Am Sonntag, 2. August, feiert sie ihren 25. Geburtstag. Denn am 2. August 1984 saß der Informatiker Werner Zorn mit seinem Team in den Räumen der Universität Karlsruhe vor dem Bildschirm eines kleinen Computers. Auf dem Bildschirm erschien die erste E-Mail, die nach Deutschland geschickt wurde, mit dem offiziellen Willkommensgruß aus der USA: „Michael, this is your official welcome to CSNET“. Der Beginn einer neuen Ära…
25 Jahre E-Mail. Das möchten wir natürlich feiern. Zumal es für die heutige Generation, die das Wissen über Computer und Internet förmlich mit der Muttermilch aufgenommen hat, kaum vorstellbar ist, wie das Arbeiten ohne E-Mail und Internet funktioniert hat. Nun, es hat definitiv funktioniert – nur alles etwas langsamer. Die E-Mails ist aus unserem täglichen Schriftverkehr nicht mehr wegzudenken. Keiner wartet noch auf Briefe aus Übersee, selbst in einem peruanischen Bergdorf gibt es ein Internet-Café. Die Vernetzung der Welt ist unausweichlich.
Können Sie sich noch an die Anfangszeit der E-Mail erinnern? Wie war für Sie damals die Umstellung, wie hat sich Ihre Denkweise verändert? Schreiben Sie uns einen Kommentar!
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SYNCING.NET mit neuem Vokabular
Donnerstag, 30. Juli 2009
Der Juli neigt sich seinem Ende und brachte einige Veränderungen im Programm mit sich. Sie haben sich schon die neue Version (2.7) heruntergeladen? Dann haben Sie bestimmt schon die Veränderungen in der Benutzeroberfläche bemerkt. Zu dem wurden Fehler ausgemerzt und die Kompatibilität mit Firewalls erhöht.
Die größte Änderung wurde allerdings im SYNCING.NET Vokabular vorgenommen. Bestimmt ist Ihnen schon aufgefallen, dass das Netzwerk sich zunehmend von unserem Programm „verabschiedet“ hat. Stattdessen tauchen Begriffe wie Sync-Ordner und Outlook-Gruppe auf.
Eine Vielzahl an Tests hat gezeigt, dass Neukunden oft Probleme bei der Ersteinrichtung von SYNCING.NET haben. Dies lag größtenteils auch daran, dass das Konzept von einem Netzwerk als Container für die synchronisierenden Daten nicht richtig verstanden wurde. Erschwerend kommt hinzu, dass der Netzwerk-Begriff generell sehr vielseitig benutzt wird und somit in vielerlei Hinsicht vorbelastet ist.
Somit ist es schwer, dem Nutzer ein ausreichend verständliches Bild zu vermitteln, weshalb Verständnisprobleme unvermeidbar sind. Dies ist allerdings keineswegs der Sinn einer Benennung. Vielmehr soll ein Name spontan und schnell verstanden werden um sofort richtig zu greifen. Der Netzwerk-Begriff wird dem nicht ausreichend gerecht.
Outlook-Gruppe und Sync-Ordner dagegen sind neue Namen, die den Sachverhalt einfach beschreiben ohne von ihm abzulenken. Bestimmt fragen Sie sich jetzt, wie genau diese neuen Begriffe verwendet werden? Grob gesagt sind sie nur eine Erneuerung für die alten Namen Outlook-Netzwerk (jetzt: Outlook-Gruppe) und Filesharing-Netzwerk (jetzt: Sync-Ordner).
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O-Tipp des Tages: im Outlook-Menü auf Dokumente zugreifen
Mittwoch, 29. Juli 2009
Wussten Sie, dass Sie häufig genutzte Dokumente in Ihrem Outlook-Menü öffnen können? Damit sparen Sie sich lästiges Klicken durch die Ordner und natürlich – wie immer – sehr viel Zeit. Wie das geht, dass zeige ich Ihnen jetzt.
So erstellen Sie ein neues Menü, von dem Sie auf beliebig viele Dokumente zugreifen können
1. Gehen Sie im Menü auf Extras – Anpassen – Registerkarte Befehle
2. Im linken Bereich (Kategorien) wählen Sie Neues Menü aus

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Sommer, Sonne… Hitze
Dienstag, 28. Juli 2009

Der Sommer ist zurück, die Außentemperaturen steigen. Gestern zeigte das Thermometer im schwäbischen Heilbronn über 30°C an. Eine herrliche Temperatur - vorausgesetzt man befindet sich im Freibad oder an einem See. In einem Büro ohne Klimaanlage kann das sonnige Wetter leicht zur Qual werden.
Hitze im Büro vermindert nicht nur die Leistungsfähigkeit von den Mitarbeitern, sondern kann auch zu körperlichen Beschwerden wie Kopfweh, Kreislaufstörungen und Ermüdung führen. Die Raumtemperatur im Büro sollte nie höher als 26°C - trotzdem muss man als Arbeitnehmer auf das wohlige Hitzefrei, welches man noch aus alten Schultagen kennt, meistens verzichten.
Was aber tun, wenn die Hitze unerträglich wird? Wir haben Ihnen mal ein paar Tipps zusammengestellt, die sich relativ einfach umsetzen lassen.
1. Trinken Sie ausreichend, am besten natürlich Wasser.
2. Öffnen Sie morgens, wenn Sie in das Büro kommen, alle Fenster, damit der Raum gut durchlüftet wird.
3. Haben Sie flexible Arbeitszeiten? Kommen Sie doch einfach früher ins Büro. Sie können früher Feierabend machen und den Tag gemütlich ausklingen lassen.
4. Tragen Sie luftige und helle Kleider, die die Feuchtigkeit gut aufnehmen und nach außen abgeben.
5. Verzichten Sie in der Mittagspause auf deftige Speisen. Greifen Sie stattdessen mal zu Salat und Obst.
6. Sie haben keine Klimaanlage in Ihrem Büro? Schaffen Sie sich doch einen Ventilator ein. Er kühlt zwar nicht wirklich den Raum, macht die Hitze jedoch erträglicher.
7. Schalten Sie Geräte aus, die Wärme abstrahlen und nicht benötigt werden.
Und wenn alle Stricke reißen, können Sie sich immer noch einen halben Tag Urlaub nehmen und am Nachmittag die Sonne am See genießen! Frohes Schwitzen!
O-Tipp des Tages: Zeitsparen dank Verteilerlisten
Montag, 27. Juli 2009
Kennen Sie schon die Verteilerliste in Outlook? Diese sind genau dann praktisch und zeitsparend, wenn Sie öfters mal eine E-Mail an einer bestimmten Personengruppe verschicken müssen. Denn mit der Verteilerliste brauchen Sie nicht jedes Mal die E-Mail Adressen einzeln in die Empfängerliste klicken.
Sie können sich die Verteilerliste wie einen einzelnen Kontakt vorstellen, der beliebig viele E-Mail Adressen beinhaltet.
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O-Tipp des Tages: Löschen aller ungelesenen Nachrichten
Donnerstag, 23. Juli 2009
Jeden Tag trudeln aufs Neue zahlreiche Spam-Mails und andere unerwünschte Nachrichten in Ihren Posteingang. Aus Sicherheitsgründen wird sowieso empfohlen, diese E-Mails gar nicht erst zu öffnen. Diese verweilen stattdessen ungeöffnet in dicken Lettern in Ihrem Posteingang, bis Sie sie die Zeit gefunden haben, sie in den Papierkorb zu ziehen.
Dabei ist es ziemlich lästig, die einzelne E-Mails innerhalb Ihres Posteingangs herauszupicken und zu löschen. Outlook hat auch hier wieder eine gute Lösung parat, mit der man ungelesene Nachrichten schneller finden und löschen kann.
Probieren Sie mal folgendes:
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O-Tipp des Tages: Mehrere E-Mails auf einmal drucken
Mittwoch, 15. Juli 2009
Müssen Sie auch öfters E-Mails ausdrucken um Sie beispielsweise in einem Ordner zu archivieren? Dabei können manchmal ganz schön viele Nachrichten zusammenkommen, die auf Papier gedruckt werden sollen. Ständig die E-Mails zu öffnen und auf das Druckzeichen zu klicken, ist dabei nicht gerade zeitsparend - ganz davon abgesehen, dass es eine stumpfsinnige langweilige Arbeit darstellt.
Outlook hat hier eine ganz einfache Lösung parat. Sie können nämlich mehrere E-Mails mit nur einem Druckbefehl drucken lassen. Dabei müssen Sie die Nachrichten nicht einmal öffnen.
Und so geht’s:
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O-Tipp des Tages: Alles rund ums Autoarchivieren
Donnerstag, 9. Juli 2009
Erscheint bei Ihnen auch regelmäßig beim Öffnen Ihres Outlooks ein Dialogfeld namens AutoArchivierung. Die meisten Menschen wissen nicht, was sich dahinter verbirgt. Meistens behandelt man das Dialogfeld wie ein lästiges Pop-Up-Fenster und bestätigt es. Später wundern sich dann die meisten Nutzer, dass Daten aus dem Persönlichen Ordner scheinbar verschwunden sind.
Die AutoArchivierung ist in Outlook standardmäßig aktiviert. Im Grunde bedeutet sie nichts anderes als das Verschieben von Elementen, die ein bestimmtes „Verfallsdatum“ erreicht haben, in einen Archivordner.
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O-Tipp des Tages: Wer suchet, der findet
Dienstag, 7. Juli 2009
Nachdem wir Ihnen im letzten Outlook Tipp die Regelfunktion gezeigt haben, möchten wir Ihnen natürlich die versprochene Hilfe geben, wenn Sie Ihre E-Mail partout nicht mehr finden können. Dafür gibt es in Outlook die Suchfunktion, wiederum aufgeteilt in einer Einfachen Suche und einer Erweiterten Suche. Keine Sorge, wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, was es mit den beiden Suchfunktionen auf sich hat und wie Sie sie nutzen können.
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SYNCING.NET verhindert Datenchaos bei Berliner Kommunikationsagentur
Montag, 6. Juli 2009
Auf dem Internetportal Cyberpress – Wirtschaft zum Mitschreiben des heise Verlags findet sich derzeit ein spannendes Beispiel dafür, wie ein Datenaustausch-Programm alltägliche Arbeiten erleichtert:
Das Team der Agentur PJ – Berliner Büro für Kommunikation nutzt die Software, um wichtige Firmendokumente in ihrer aktuellen Version auf allen Rechnern verfügbar zu haben. Das gilt nicht nur für die Computer im Büro in Berlin, sondern auch für Laptops, die die Kollegen zu Kundenterminen mitnehmen.
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