Freitag, 6. Februar 2009
Ein Adressbuch voller Namen, jede Menge E-Mail-Adressen, unzählige Kontaktdaten. Die Informationsflut bei der täglichen Bewältigung der elektronischen Korrespondenz ist erdrückend. E-Mail-Adressen, Namen, Daten werden in den meisten Fällen einfach in unseren Adressbüchern abgespeichert und dort mehr oder weniger vergessen.
Das ein aktives Kontaktmanagement dem Anwender eine große Hilfe bei der Bearbeitung von elektronischer Post sein kann und dabei nicht zeitaufwändig sein muss, soll in diesem Blog thematisiert werden.
Kontakte anlegen und optimal verwalten
Ein Adressbuch ist relativ nutzlos, wenn Adressen nur unregelmäßig oder gar nicht eingefügt werden. Auf einfache Weise können E-Mail-Adressen aus erhaltenen Nachrichten übernommen und in ein Adressbuch eingefügt werden. Dazu setzt man die Maus in die Kopfzeile über der Absenderadresse einer empfangenen E-Mail und drückt die rechte Maustaste. Dann wählt man „Zu den Kontakten hinzufügen“.
Kontakte neu hinzufügen
Neue Kontakte können auch manuell über Neu/Kontakt hinzugefügt werden. Füllen Sie dann alle relevanten Felder aus, Felder die nicht wichtig sind können auch frei gelassen werden. Zumindest Name und E-Mail-Adresse sollten jedoch eingegeben werden. Die Eingabe dann mit „Speichern und schließen“ beenden.
Kontakt mit einer Kategorie verknüpfen
Dazu öffnet man den Kontakt. Rechts unten im Kontakt-Formular kann eine Kategorie gewählt werden. Setzen Sie ein Häkchen in das Optionskästchen vor der Kategorie, die Sie zuordnen wollen. Ein Kontakt kann mehreren Kategorien zugeordnet werden.
Mit OK verlassen sie den Dialog.
Das Outlook Adressbuch nach Nachnamen sortieren
Das Outlook Adressbuch ist meist nach Vornamen sortiert. Diese Sortierung ist bei der Suche nach Geschäftskontakten natürlich nicht wünschenswert.
Um dies zu ändern wählt man im Arbeitsgruppenmodus „Extras\Dienste\Outlook-Adressbuch“. Hier kann man nun einstellen, wie Outlook die Adressen sortieren soll.
Die meisten Anwender wenden den Internetmodus an. In diesem Modus werden die Einstellungen im Adressbuch wie folgt vorgenommen:
1. Outlook Kontakte über “Extras\Adressbuch” aufrufen
2. aus der Menüleiste des Adressbuchs wählen Sie nun „Ansicht\Sortieren nach“ aus
3. Markieren Sie die Optionen Name, Nachname und Aufsteigend
Ausgesuchte Kontakte mit einem Foto verknüpfen
Ab Outlook 2003 ist es möglich, in jedem Kontakt ein Bild zuzuordnen. (In früheren Versionen muss dazu das Kontaktformular geändert werden.) Zum Platzieren den Cursor der Maus auf das Feld für das Bild setzen und aus dem Menü „Einfügen\Objekt\Aus Datei einfügen“ die Möglichkeit „Durchsuchen“ wählen und das entsprechende Bild des Kontaktes hochladen.
Doppelte Kontakte löschen
Wenn Sie einen Kontakt versehentlich mehrmals eingetragen oder einen zweiten Eintrag unter einem Namen eingefügt haben, der bereits verwendet wird, können Sie diesen schnell wieder löschen.
- „Extras\Optionen“ wählen. Dort auf die Schaltfläche „Kontaktoptionen“ klicken und „nach Duplikaten prüfen“ wählen.
- Outlook überprüft nun, wenn ein Kontakt erstellt wird, ob ein weiterer Kontakt mit der gleichen Bezeichnung bereits im Adressbuch vorhanden ist.
- Findet Outlook zwei gleiche Einträge so gibt es die Möglichkeit den vorhandenen Kontakt mit einem neuen zu ersetzen oder den neuen Kontakt einzufügen und die vorhandenen Daten damit zu aktualisieren.
- Entscheidet man sich für Letzteres werden von Outlook die Kontakt-Formulare verglichen. Bei einer Abweichung ersetzt Outlook den vorhandenen Eintrag durch die neue Eingabe.
Kontakte sichern
Um eine Sicherungskopie des Ordners Kontakte zu erstellen, geht man wie folgt vor:
1. Man wählt “Datei\Importieren\ Exportieren”
2. Ist der Import/Export Assistent gestartet wählt man im ersten Dialog des Assistenten „Exportieren in eine Datei“. Dann auf „Weiter“ klicken.
3. In der Liste „Zu erstellender Dateityp“ befindet sich der Eintrag „Persönliche Ordner-Datei“ (*.pst). Mit „Weiter“ geht es in den nächsten Dialog.
4. Nun den Ordner „Kontakte“ markieren. Wurden für diesen Ordner Unterordner erstellt, schaltet man die Option „Unterordner einbeziehen“ ein. Danach auf „Weiter“ klicken.
5. Wählen Sie mit „Durchsuchen“ einen Ordner, in die die Sicherung abgelegt werden soll. Sie können auch direkt den Pfad im Dialogfeld eingeben. Die Datensicherung wird standardmäßig unter „C:\Dokumente und Einstellungen\andere\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\backup.pst“ abgelegt. Passen Sie wenn Sie möchten den Dateinamen an, achten Sie aber dabei darauf, dass Die Dateiendung unverändert bleiben muss!
Zum Schluss mit „Fertig stellen“ bestätigen.
6. Der Dialog „Persönliche Ordner erstellen“ wird nun eingeblendet. Dort muss nun noch der Name der Sicherungskopie eingegeben werden. Bei Bedarf kann die Sicherung auch mit einem Passwort geschützt werden.
7.Den Dialog mit „OK“ schließen.
Logbuch für alle Kontakt-Aktivitäten
Auf der Suche nach E-Mails von bestimmten Kontakten kann das so genannte „Logbuch“ sehr hilfreich sein. Mein einem Klick auf die Registerkarte „Aktivitäten“ im Kontakt-Formular des E-Mail-Kontaktes sucht Outlook nach allen E-Mails, aber auch Terminen und Aufgaben die mit diesem Kontakt in Verbindung stehen.
Je nach Umfang der Kommunikation kann das eine Weile dauern, da Outlook jede Aktivität in Zusammenhang mit dem Kontakt auflistet.
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Ich habe bei meinem Outlook 2003 die Kontaktoption “nach Duplikaten prüfen” eingestellt. Die Prüfung findet jedoch seit einiger Zeit nicht mehr statt.
Was könnte der Grund dafür sein?