Donnerstag, 19. Februar 2009

 

Der Kalender von Outlook ist ein effektives Instrument für Ihre computergestützte Zeitplanung. Er verfügt über ein umfassendes Repertoire an Funktionen, das viele Anwender nur zu einem Teil kennen und nutzen.

 

Outlook bietet für die Zeitplanung per Kalender die Elemente Termine, Besprechung und Ereignisse an.

 

Wie Sie diese Elemente nutzen können um Ihre Terminplanung optimal abzustimmen wollen wir hier anschaulich darstellen.

 

 

Alle Urlaubszeiten im Team überblicken

 

Ihren eigenen Urlaub vergessen Sie bestimmt nicht - aber wie sieht es mit dem Urlaub Ihrer Kollegen aus? Am besten wäre es doch, wenn die Abwesenheitszeiten anderer Personen direkt in Ihrem Kalender angezeigt würden - natürlich ohne wertvollen Platz in Ihrem Kalender zu belegen.

 

Lassen Sie alle Mitarbeiter die Urlaubstage in Ihren eigenen Kalender eintragen. Das Einberufen von Besprechungen und anderen Zusammenkünften über Outlook wird einfacher, wenn Sie schon beim Blick auf ein Datum sehen können, wer an einer Besprechung oder einem Meeting teilnehmen kann und wer nicht.

 

Mit einer Besprechungsanfrage fügen Sie Ihre Urlaubstage schnell in die Kalender der Kollegen ein. Dabei sorgen Sie mit der Festlegung als Frei dafür, dass Ihr Urlaubszeitraum in den Kalendern der anderen nicht reserviert wird.

 

Um die eigenen Urlaubstage nun in den Kalender Ihre Kollegen mit einer Besprechungsanfrage einzutragen, gehen sie folgendermaßen vor:

 

1. Rufen Sie im Kalender die Befehlsfolge Datei/Neu auf und klicken Sie auf Besprechungsanfrage. Schneller geht es mit der Tastenkombination Strg+Umschalt+Q.

 

2. Wählen Sie im Feld AN die Namen der Personen aus, die Sie von Ihrem Urlaub in Kenntnis setzen möchten.

 

3. Gegen Sie im Feld Betreff Ihren Namen und das Wort “Urlaub” ein. Sie können auch jeden beliebigen anderen Grund für eine Abwesenheit eingeben.

 

4. Klicken Sie in “Beginnt um” auf das Datum, an dem Ihr Urlaub oder eine sonstige Abwesenheit beginnt.

 

5. Klicken Sie in “Endet um” auf das Datum, an dem Ihr Urlaub oder eine sonstige Abwesenheit endet.

 

6. Setzen Sie ein Häkchen vor “Ganztägiges Ereignis”.

 

7. Wählen Sie in der Dropdownliste “Anzeigen als” (bzw. Zeitspanne zeigen als) dein Eintrag “Frei”.

 

8. Zum Schluss auf “Senden” klicken.

 

 

Keine überflüssigen Informationen: Wie Sie Antworten auf Ihre Urlaubsplanung vermeiden

 

In bestimmten Fällen ist es nicht erforderlich, dass Sie die Antworten der Teilnehmer auf Ihre Besprechungsanfrage nachverfolgen. Zum Beispiel dann, wenn Sie eine Besprechungsanfrage an eine große Anzahl von Teilnehmern senden oder wenn Sie - wie bereits hier erwähnt - über Ihre Urlaubsplanung informieren.

 

1. Wählen Sie Datei/Neu/Besprechungsanfrage

 

2. Klicken Sie im Menü “Aktionen” auf “Bitte um Antwort”. Dadurch wird diese Option deaktiviert.

 

3. Erstellen sie die Besprechungsanfrage und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

 

4. Klicken Sie auf “Senden”.

 

Beachten Sie aber, wenn Sie die Option “Bitte um Antwort” deaktivieren, können Sie nicht nachverfolgen, ob die Teilnehmer die Anforderung angenommen, unter Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben. Auf der Registerkarte “Verlauf” für die Besprechung wir dfür die Antwort aller Teilnehmer “Keine” angezeigt.

 

 

Wie sie wichtige Ereignisse in Ihren Kalender importieren

 

Gruppen eines Unternehmens müssen oft Termine einhalten, die von der für den Monatsabschluss von Bedeutung sind. Normalerweise bedeutet dies, dass Sie die Daten in einen Kalender eintragen und Kopien davon an Teammitglieder verteilen oder E-Mail-Erinnerungen rechtzeitig im Voraus verschicken.

 

 

Geschäftstermine schnell an alle Kollegen verteilen

 

Besser und einfacher ist es, wenn Sie die Datei mit den von Microsoft mitgelieferten Feiertagen namens “Outlook.hol” (ab Outlook 2002), bzw. “Outlook.txt” (Outlook 98/2000) um Ihre eigenen Termine ergänzen. Sie können diese benutzerdefinierte Datei dann auch anderen zur Verfügung stellen und sicher sein, dass jeder mit denselben Kalendereinträgen arbeitet.

 

Gehen Sie wie folgt vor, um z. B. alle Termine für ein bestimmtes Ereignis bei allen betreffenden Mitarbeitern zu hinterlegen:

 

1. Beenden Sie Outlook, wenn es gerade ausgeführt wird.

 

2. Suchen Sie die folgende Datei und erstellen Sie eine Sicherungskopie: C:\Programme\Microsoft Office\Office11\1031\outlook.hol.

 

3. Öffnen Sie die Datei “Outlook.hol” bzw. “Outlook.txt” im Editor von Windows (Start/Programme/Zubehör)

 

4. Drücken Sie Strg+Ende, um die Einfügemarke am Ende der Datei zu positionieren.

 

5. Geben Sie eine neue Kopfzeile in folgendem Format ein:
[Land oder Beschreibung] ###
Ereignisbeschreibung, JJJJ/MM/TT
Ereignisbeschreibung, JJJJ/MM/TT

 

Dabei stellt ### die Gesamtzahl von Elementen dar, die für eine bestimmte Beschreibung aufgelistet sind. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Leerzeichen zwischen der schließenden Klammer und der Zahl und dem Zeilenumbruch am Ende der Zeile einfügen.

 

Beachten Sie, dass in den einzelnen Zeilen die Beschreibungen und das Datum mi einem Komma und einem Leerzeichen voneinander getrennt werden!

 

6. Speichern und schließen sie die Datei “Outlook.hol” bzw. “Outlook.txt”.

 

 

Benutzerdefinierte Termine zur Verfügung stellen

 

Wenn Sie die Datei “Outlook.hol” bzw. “Outlook.txt” - wie bereits angesprochen - angepasst und mit Ihren wichtigen Terminen ergänzt haben, können Sie die Datei anderen Kollegen zur Verfügung stellen, die dann diese Termine in ihren Kalender einfügen.

 

[u]Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Datei für andere bereitzustellen:[/u]

 

- Senden Sie eine E-Mail-Nachricht mi der benutzerdefinierten Datei mi den Feiertagen als Anhang.

 

Oder:

 

- Stellen Sie die Datei an einem öffentlich zugänglichen Speicherort oder auf einem freigegebenen Laufwerk im Netzwerk zur Verfügung, von dem aus andere Benutzer die Datei kopieren können.

 

Empfänger Ihrer benutzerdefinierten Datei “Outlook.hol” bzw. “Outlook.txt” kopieren die Datei in den Pfad, in dem die ursprüngliche Datei zu finden ist.

 

 

So fügen Sie Ihrem Kalender benutzerdefinierte Termine hinzu

 

Wenn die aktualisierte Datei “Outlook.hol” oder “Outlook.txt” verfügbar ist, müssen die Personen die auf diese Datei zugreifen ihr Outlook aktualisieren, um die neuen Informationen verwenden zu könnnen.

 

Die funktioniert folgendermaßen:

 

1. Öffnen Sie Outlook.

 

2. Wählen Sie die Befehlsfolge Extras/Optionen/Einstellungen und Kalenderoptionen.

 

3. Klicken Sie unter “Kalenderoptionen” auf “Feiertage hinzufügen”.

 

Achtung: Auch wenn Sie keine neuen Feiertage hinzufügen möchten, verwenden Sie die Funktion “Feiertage hinzufügen”. Denn in diesem Fall sind Geschäftstermine = Feiertage.

 

4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben “Vereinigte Staaten”.

 

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der von Ihnen verwendeten Bezeichung für das Ereignis und klicken Sie anschließend auf OK.

 

 

Ereignisse die Sie nicht betreffen und Ihren Kalender belegen, entfernt man wie folgt:

 

1. Klicken Sie im Kalender in der Menü Ansicht auf “Anordnen nach”, zeigen Sie auf “Aktuelle Ansicht” und klicken Sie anschließend auf “Ereignisse”.

 

2. Markieren Sie das Ereignis oder den Feiertag, das bzw. den Sie entfernen möchten.

 

3. Klicken Sie auf das Symbol “Löschen” auf der Standardsymbolleiste.

 

 

Reden Sie mit Outlook

 

Wenn in Outlook eine Aufgabe bzw. ein Termin angelegt und ein Datum festgelegt wird, ist das aktuelle Datum vorgegeben. Meistens muss dann noch manuell oder über den Popup-Kalender der gewünschte Tag markiert werden.

 

Nur wenigen Nutzern ist bekannt, dass Outlook bei der Eingabe des Datums entgegenkommend ist und auch Eingaben in einer umgangssprachlichen Form erlaubt. Z. B. erfahren Sie, dass eine Lieferung “in drei Wochen” erfolgen soll.

 

Anstatt nun das entsprechende Datum im Kalender nachzuschlagen, klicken Sie einfach in das Datumsfeld und geben ein: in 3 Wochen.

 

Sobald Sie das Feld mit der Tabulator-Taste verlassen, setzt Outlook automatisch das korrekte Datum ein. Nach demselben Prinzip funktioniert auch folgende Eingabe:

 

- morgen
- übermorgen
- nächste Woche
- in 2 Monaten
- nächsten Samstag
- in einem Jahr.

 

Wenn keine andere Maßeinheit angegeben ist, werden in Outlook standardmäßig Tage verwendet.

 

 

Diskretion erwünscht - wie Termine in Outlook wirklich vertraulich bleiben

 

Wenn Sie dem Outlook-Kalender einen neuen Termin hinzufügen, wird dieser standardmäßig nit als Privat markiert. Haben Sie Ihren Kalender freigegeben, kann jeder die Termine lesen. Tragen Sie beispielsweise einen Arzttermin oder ein Vorstellungsgespräch ein, kann jder diesen Inhalt auch lesen. Möchten Sie aber, dass Ihre Kollegen nur sehen, dass Sie außer Haus sind, müssen Sie Ihren Termin als “Privat” kennzeichnen.

 

Ändern Sie dazu das Terminformular, indem Sie das Kontrollkästchen “Privat” aktivieren.

 

 

So sind Ihre Termine immer privat - standardmäßig

 

Wenn Sie die meisten Ihrer Termine nicht zur Einsicht für andere freigeben wollen, dann stellen Sie Outlook so ein, dass Termine zunächst standardmäßig Privat sind.

 

Erst wenn Sie das Häkchen in dem Kontrollkästchen vor “Privat” herausnehmen, werden Ihre Termine auch anderen gezeigt. Dazu sind folgende Schritter erforderlich:

 

1. Wählen Sie Extras/Formulare und klicken Sie auf “Ein Formular entwerfen”.

 

2. Wählen Sie “Termin” aus und klicken Sie dann auf “Öffnen”.

 

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Privat” am unteren Rand des Fensters.

 

4. Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf “Formular veröffentlichen”.

 

5. Geben Sie im Textfeld “Angezeigter Name” einen geeigneten Namen für das neue Terminformular ein - z. B. “TerminPrivat” - und klicken Sie auf “Veröffentlichen”.

 

6. Schließen Sie das Entwurfsformular für Termine, ohne die Änderungen am Formular zu speichern.

 

7. Klicken Sie im Menü “Wechseln zu” auf “Ordnerliste”.

 

8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner “Kalender” und dann auf “Eigenschaften”.

 

9. Wählen Sie in der Liste “Bereitstellen in diesem Ordner” mit den Namen des Formulars aus, das Sie in Schritt 5 bereits erstellt haben, und klicken dann auf “OK”.

 

Achtung: Die Möglichkeit zum Markieren von Objekten als “Privat” kann nicht verhindern, dass andere Personen (Administratoren) auf die Details für einen Termin, einen Kontakt oder eine Aufgabe zugreifen können. Um sicherzustellen, dass andere Personen keine als “Privat” markierten Objekte lesen können, dürfen Sie diesen Personen keine Leseberechtigung für die Ordner Kalender, Kontakte und Aufgaben erteilen. Eine bessere Methode, um das Einsehen von privaten Terminen zu verhindern, besteht darin, die Termine in einem separaten Kalender zu erstellen. Zusätzliche Kalender können nicht freigegeben werden.

 

 

Kein Problem bei der Weitergabe - Termine im richtigen Format versenden

 

Sie möchten Kollegen, Kunden oder Besuchern Ihrer Internetseiten die Möglichkeit geben, wichtige Termine per Mausklick direkt von der Website in den Outlook-Kalender zu übernehmen? Die Lösung: Stellen Sie die Termine im Format iCalender (ICS) bzw. vCalender (VCS) auf der Website zur Verfügung.

 

 

So speichert man Termine im iCalender- oder vCalender-Format

 

1. Erstellen oder öffnen Sie im “Kalender” den betreffenden Termin.

 

2. Klicken Sie im Menü “Datei” auf “Speichern unter”.

 

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

 

- Um den Termin im iCalender-Format zu speichern, klicken Sie im Feld “Dateityp” auf iCalender-Format (*.ics).

 

- Um den Termin im vCalender-Format zu speichern, klicken Sie Feld “Dateityp” auf vCalender-Format (*.vcs).

 

Verschicken Sie nun eine ICS- oder VCS-Datei per E-Mail oder stellen diese auf eine Website, genügt ein Doppelklick auf die ICS- oder VCS-Datei und der Termin steht im Kalender, sofern das verwendete Kalenderprogramm diesen Standard zulässt.