Freitag, 13. Februar 2009
Ein E-Mail-Konto sollte gepflegt werden. Nur so kann man sicherstellen, dass alle Nachrichten übersichtlich abgelegt werden. Ein zu voll gestopftes E-Mail-Konto ist verwirrend, unübersichtlich, langsam und kostet uns nichts als Nerven.
POP3, IMAP, SMTP und HTTP
Klären wir zuerst was die einzelnen Abkürzungen genau bedeuten:
POP3: Post Office Protocol Version 3. POP3 ist ein ASCII-Übertragungsprotokoll, dass mit Befehlen arbeitet, die standardmäßig an den Port 110 geschickt werden. Eine ständige Verbindung zum Mailserver ist bei POP3 nicht unbedingt notwendig. Die Verbindung zum Server wird bei Bedarf vom Client aufgebaut und danach wieder beendet.
IMAP: Internet Message Access Protocol. IMAP ist ein Anwendungsprotokoll, welches den Zugriff und die Verwaltung von empfangenen E-Mails, die sich in einem Postfach auf dem Mailserver befinden, erlaubt. IMAP verwendet dabei den Port 143.
SMTP: Simple Mail Transfer Protocol (dt. Einfaches E-Mail Sendeverfahren). SMTP ist ein Protokoll der Internetprotokollfamilie, das zum Austausch von E-Mails in Computernetzen dient. SMTP Server nehmen über die Ports 25 und 587 Verbindung zum Mailserver auf.
HTTP: Hypertext Transfer Protocol. HTTP ist ein Protokoll zur Übertragung von Daten über ein Netzwerk. Es wird hauptsächlich verwendet, um Websites aus dem WWW in einen Webbrowser zu laden. HTTP verwendet den Port 80.
Unterschiede zwischen POP3, IMAP und HTTP
Zum besseren Verständnis wie Ihr Mailkonto überhaupt funktioniert, wollen wir nun die verschiedenen Übertragungsmethoden und Protokolle von einander abgrenzen.
Mit dem POP3-Protokoll holt man Nachrichten von einem E-Mail-Server ab. Dabei kann man entscheiden, ob beim Abholen die Nachrichten auf dem Server gelöscht werden oder nicht. Der Versand von E-Mails erfolgt in der Regel mit dem SMTP-Protokoll.
SMTP sorgt für den Versand von Nachrichten. Dies schließt nicht nur den Versand der Nachrichten vom E-Mailclient des Anwenders zum Server des Providers ein, sondern auch das Weiterleiten der Nachrichten von Server zu Server innerhalb des Internets oder eines Firmennetzwerkes. SMTP ist wie POP3 ein textbasiertes Protokoll.
Bei IMAP verbleiben die Dateien (Mails) so lange auf dem Mailserver des Providers, wie der Client sie nicht ausdrücklich vom Server löscht. Daher muss die Datei vom Anwender selber nicht gesichert werden, dafür ist der Provider zuständig. Sie können von jedem Rechner aus auf Ihre Nachrichten zugreifen. Sobald Sie sich beim E-Mailserver anmelden, werden die dort vorhandenen Daten mit denen auf Ihrem Rechner abgeglichen. Während Sie Nachrichten lesen, schreiben und beantworten muss eine Verbindung zum E-Mail-Server bestehen.
HTTP ist ein webbasierender E-Mail-Dienst. Haben Sie bei einem solchen E-Mail-Anbieter ein Konto eingerichtet, loggen Sie sich mit einem Webbrowser ein um es abzurufen.
HTTP findet im grafischen Teil des Internets, im WWW seine Anwendung. Die webbasierten E-Mail-Provider bieten auf auch die Möglichkeit an, die Nachrichten über POP3 oder IMAP abzuholen.
Einstellungen für das E-Mail-Format
Immer wieder bekommen wir E-Mails bei denen einzelne Wörter oder Zeichen nicht korrekt dargestellt werden. Dabei sind meist die deutschen Sonderzeichen Hauptverursacher der Probleme. Es gibt jedoch einige Einstellungen zu E-Mail-Formaten, die dieses Problem beheben.
Um diese Einstellungen vorzunehmen, wählt man in Outlook Extras/Optionen das Register „E-Mail-Format“ aus. Hier kann nun das Nachrichtenformat eingestellt werden.
Mit der Option „Nur Text“ werden die E-Mails ohne HTML Inhalte wie beispielsweise Schriftart, Schriftfarbe, Smileys etc. dargestellt. Dieses Format beherrscht jeder E-Mail-Client. Falls Sie doch einmal eine HTML Mail versenden möchten, können Sie dieses Format im Menü der zu verfassenden E-Mail wählen.
Nachrichten auf einem IMAP-Server endgültig löschen
Um E-Mails endgültig von einem IMAP-Server zu löschen genügt ein Befehl:
Wählen Sie aus dem Menü des Posteingangs Bearbeiten/Gelöschte Nachrichten permanent löschen.
Nachrichten mit Outlook von einem bestimmten Konto abholen
Ein E-Mail-Konto ist mit Hilfe des Outlook-Installationsassistenten schnell eingerichtet. Haben Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook erstellt, können Sie auswählen, von welchem Sie die Nachrichten abholen möchten. Wählen Sie dazu Extras/Senden und Empfangen. Hier werden nun alle Konten aufgelistet. Markieren Sie das gewünschte Konto und laden Sie die Nachrichten in Ihren Posteingang.
Zum Abfragen der Nachrichten mehrerer Konten wählt man Extras/Senden und Empfangen/Alle Konten.
Nachrichten mit einem bestimmten Konto senden
Es gibt 3 verschiedene Möglichkeiten ein Konto zum Versand einer E-Mail auszuwählen. Sobald ein neues E-Mail-Formular geöffnet wurde stehen diese Möglichkeiten zur Verfügung:
Im Internetmodus:
1. Wählen Sie Ansicht/Optionen. Dort nun das gewünschte Konto auswählen im Feld „Nachrichten Senden über“
2. Konto mit nach unten zeigendem Pfeil, der sich neben dem Senden Knopf befindet, auswählen.
3. Wählen Sie dann Datei/Senden mit
Im Arbeitsgruppenmodus:
Im Arbeitsgruppenmodus kann das Konto nicht einzeln ausgewählt werden. Es wird mit dem Dienst gesendet, der in der Liste ganz oben steht.
Übermittlungsgruppen:
Mit Hilfe von Übermittlungsgruppen kann man in Outlook die Übermittlungseinstellungen für jedes Konto festlegen. Dazu wählt man Extras/Senden und Empfangen/Übermittlungseinstellungen/Übermittlungsgruppe definieren. Dieser Dialog kann auch mit der Tastenkombination STRG+ALT+S geöffnet werden.
Im Dialog „Übermittlungsgruppen“ werden zunächst alle vorhandenen E-Mail-Konten zu einer Gruppe zusammengefasst. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. In den Übermittlungseinstellungen finden Sie für jedes erstellte Konto ein Symbol. Markieren Sie nun die Konten welche zu der Übermittlungsgruppe gehören sollen und geben an ob Nachrichten empfangen oder gesendet werden sollen.
Rechts von den Ordneroptionen können Sie nun noch festlegen, ob die Nachricht komplett oder nur die Kopfzeile heruntergeladen werden soll.
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