Freitag, 27. Februar 2009

 

Mehr als eineinhalb Stunden täglich verbringt der deutsche Durchschnitts-Nutzer mit dem Bearbeiten seiner elektronischen Post. Dabei handelt es sich zum größten Teil nicht um Spam-Mails sondern um den ganz normalen E-Mail-Wahnsinn. Trotz der enormen Vorteile, die dieses Kommunikationsmedium uns bietet, empfinden wir es oft als großen Zeitfresser, der zu Ablenkung, Missverständnissen, Stress und weiteren Problemen führt.

 

Um den täglichen Ansturm von E-Mails, Besprechungsanfragen, Terminen und Aufgaben zu bewältigen, wollen wir in diesem Blog Taktiken und Lösungsansätze darstellen, die Ihnen den effektiveren Umgang mit Outlook erleichtern werden.

 

 

Der AHA-Effekt

 

Vielleicht kennen Sie noch die gute alte Regel „Nimm jedes Blatt nur einmal in die Hand“ die es schon lange vor Erfindung von Internet und E-Mail gab. Dies ist auch ein guter Leitsatz für die E-Mail Bearbeitung.

 

Viele Nachrichten können schon nach dem ersten Lesen bearbeitet werden. Nehmen Sie sich also in Ihrem E-Mail-Block alle Nachrichten der Reihe nach vor und beurteilen Sie nach folgenden Aspekten:

 

- Abfall: Das Zeitsparendste, was Sie mit eingehenden Mails tun können ist natürlich löschen. Dazu muss man sich natürlich fragen: Kann ich diese Mail bedenkenlos löschen? Oft reicht für die Entscheidung ein Blick auf Absender und Betreffzeile.

 

- Sofort Handeln: Besonders wichtige Nachrichten, die zugleich auch dringlich sind, bearbeiten Sie sofort. Ebenso Kleinigkeiten, deren vollständiges Abarbeiten nur drei bis vier Minuten dauert. Wenn Sie solche Nachriten nämlich liegen lassen, wird sich bald ein riesiger Berg bilden. Für Kleinigkeiten zunächst einen späteren Erledigungstermin zu planen, eine Aufgabe anzulegen oder sie mehrmals in einer Liste „noch offene Dinge“ anzusehen, kostet viel mehr Zeit und Kraft als die sofortige Erledigung. Sie müssen keine Tätigkeiten unterbrechen, da Sie sich sowieso gerade mit Ihrem E-Mail-Block. Also: Tempo und so schnell wie möglich weg damit – so kommen Sie Ihrem Ziel eines (fast) leeren Posteingangs wieder einen Schritt näher.

 

- Ablage: Wenn eine Bearbeitung einer Nachricht mehr als fünf Minuten dauern würde und nicht sofort erledigt werden muss, sortieren Sie diese in Ihre Ablage. Allerdings so, dass Sie die betreffende Nachricht dann auch wirklich wiederfinden, wenn Sie sie brauchen.

 

Wenn Sie eine E-Mail in Ihre Ablage einsortieren möchten, gibt es drei Möglichkeiten:

 

- Es ist eine klar benennbare Folgeaktivität erforderlich oder diese Nachricht enthält Informationen, die sich auf einen bestimmten Termin beziehen: Wandeln Sie sie in eine Aufgabe oder einen Termin um.

 

- Diese Nachricht erfordert eine spätere Rückantwort oder weitere Bearbeitungsschritte: Legen Sie die Mail in Ihrer Ordnerstruktur ab und markieren Sie sie zur späteren Bearbeitung

 

- Es ist weder eine Antwort noch eine andere Folgeaktivität von Ihnen erforderlich, aber Sie möchten die Nachricht zum späteren Nachschlagen aufbewahren: Legen Sie sie in Ihrer Ordnerstruktur ab.

 

 

 

E-Mails in Aufgaben und Termine umwandeln

 

Manche E-Mails sind nichts anderes als eine oder mehrere Aufgaben, die Sie zu erledigen haben. Wieder andere sind Terminvereinbarungen oder weiterführende Informationen zu einem Termin.
Wenn Sie eine solche Nachricht als normale E-Mail erhalten, wandeln Sie diese am besten gleich in das entsprechende Element um, dass Sie dann schnell wiederfinden, wenn Sie sie brauchen.

 

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Nachricht in Ihrem Posteingang und halten Sie die Maustaste gedrückt.

 

2. Ziehen Sie die Nachricht auf die Gruppenschaltfläche „Aufgaben“ bzw. „Kalender“ unten im Navigationsbereich (ab Outlook 2003) bzw. auf das entsprechende Symbol in der Outlook-Leiste (vorherige Outlook-Versionen) und lassen Sie die Maustaste dann wieder los.

 

3. Klicken Sie im nun angezeigten Auswahlmenü auf die gewünschte Aktion. Wählen Sie z. B. „Hierher verschieben als Aufgabe mit Anlage“. Daraufhin verschwindet die E-Mail automatisch aus dem Posteingang.

 

4. Outlook öffnet ein neues Aufgabenformular und übernimmt automatisch den Betreff der E-Mail. Ergänzen Sie den Eintrag mit allen notwendigen Informationen.

 

5. Speichern und schließen Sie die neue Aufgabe durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Standardsymbolleiste.

 

 

 

Aufgaben und Termine aus einzelnen Teilen einer E-Mail erstellen

 

Wenn eine E-Mail z.B. mehrere Absätze enthält, die jeweils eine eigenständige Aufgabe (bzw. einen Termin) darstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

 

1. Markieren Sie die entsprechenden Passagen.

 

2. Lassen Sie die Maustaste los und platzieren Sie den Mauszeiger über dem markierten Text.

 

3. Ziehen Sie die Markierung mit gedrückter Maustaste auf die entsprechende Gruppenschaltfläche in der Navigationsleiste (ab Outlook 2003) bzw. auf das entsprechende Symbol in der Outlook-Leiste (vorherige Outlook-Versionen) und lassen Sie die Maustaste dann wieder los.

 

4. Outlook öffnet ein neues (Termin- bzw.) Aufgabenformular und übernimmt den markierten Text in das Notizfeld des neuen Eintrags. Ergänzen Sie einen Betreff und weitere Informationen.

 

5. Speichern und schließen Sie die neue Aufgabe bzw. den neuen Termin durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Standardsymbolleiste.

 

 

 

Mehrere E-Mails in bestehende Aufgaben und Termine einfügen

 

Einzelne oder mehrere Nachrichten sowie Termine, Aufgaben, Kontakte und Notizen können an bereits vorher eingetragene Termine etc. angefügt werden.

 

1. Öffnen Sie den betreffenden Eintrag z. B. durch Doppelklicken auf den Termin im Kalender.

 

2. Wählen Sie im Terminformular nun im Menü „Einfügen“ den Befehl „Element“.

 

3. Wählen sie im Dialogfeld „Element einfügen“ im Feld „Suchen in“ den betreffenden Ordner aus und markieren Sie dann im Feld „Elemente“ die gewünschte Nachricht.

 

4. Klicken Sie auf „OK“, um die Nachricht einzufügen.

 

5. Speichern und schließen Sie den Termin durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Standardsymbolleiste.

 

 

Kennzeichnen Sie zur Bearbeitung anstehende Mails

 

Noch nicht abgearbeiteten E-Mails, aus denen keine eigene Aufgabe erstellt wurde, können farbliche Kennzeichnungen, zur einfacheren Verfolgung der noch ausstehenden Aktivitäten, hinzugefügt werden. Outlook bietet dafür die so genannte Nachrichtenkennzeichnung – kleine farbige Fähnchen zum markieren der Nachricht - an.

 

So weist man Nachrichten eine Kennzeichnung zu:

 

1. Markieren Sie in der Nachrichtenleiste die gewünschte Nachricht.

 

2. Klicken sie in die Spalte „Kennzeichnungsstatus“ (das kleine Fähnchensymbol), um der Nachricht die Standardkennzeichnung zuzuweisen, bzw. klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte, wählen Sie den Befehl „Zur Nachverfolgung kennzeichnen“ und bestätigen dann mit „OK“.

 

3. Haben Sie eine Nachricht bearbeitet, die eine Kennzeichnung trägt, können Sie sie über das Kontextmenü als erledigt markieren.

 

Über das Kontextmenü können Sie die Kennzeichnung auch wieder komplett aufheben.

 

 

 

Mit Suchordnern gekennzeichnete Elemente im Überblick behalten

 

Mit Hilfe der Suchordner können Sie jeweils eine komplette persönliche oder öffentliche Ordnerdatei mit allen Unterordnern nach E-Mails durchsuchen, auf die bestimmte Kriterien zutreffen. Somit können Sie z. B. alle Nachrichten, die noch zur Bearbeitung gekennzeichnet sind, auf einmal sehen – obwohl diese in verschiedenen Ordnern für unterschiedliche Projekte liegen. Wenn Sie einen Suchordner einmal angelegt haben, können Sie ihn einfach mit einem Mausklick wie einen normalen E-Mail-Ordner aufrufen. Der Suchordner selber enthält keine Nachrichten – Sie sehen immer direkt die Nachrichten aller durchsuchten Ordner, auf die die gewählten Kriterien zutreffen.

 

So legen Sie einen Suchordner an:

 

1. Klicken Sie in die Ordnerliste (links im Navigationsbereich) mit der rechten Maustaste auf „Suchordner“ (unterhalb von Posteingang) und wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl „Neuer Suchordner“.

 

2. Markieren Sie im Dialogfeld „Neuer Suchordner“ im Listenfeld „Wählen Sie einen Suchordner aus“ eines der vordefinierten Suchkriterien.
Wählen Sie z. B. „zur Nachverfolgung gekennzeichnete Nachrichten“.

 

3. Im Dropdown-Listenfeld „Suchen in“ können Sie bei Bedarf den zu durchsuchenden persönlichen/öffentlichen Ordner auswählen.

 

4. Schließen Sie das Dialogfeld „Neuer Suchordner“ mit „OK“, um den neuen Suchordner anzulegen. Er füllt sich daraufhin mit den entsprechenden Nachrichten.

 

Den Suchordner können Sie nun wie jeden anderen E-Mail-Ordner öffnen, indem Sie darauf klicken. Falls Sie ihn in der Ordnerliste nicht sehen, müssen Sie die Liste der Suchordner zunächst erweitern. Klicken Sie dazu in der Ordnerliste auf das kleine Pluszeichen vor dem Wort „Suchordner“. (Zum Schließen klicken sie dementsprechend das Minuszeichen.)

 

Durch zusätzliches Verfeinern der Suche, z. B. nur Nachrichten eines bestimmten Absenders sollen angezeigt werden, kann die Suche enorm vereinfacht werden.

 

 

 

Outlook sortiert die Post für Sie

 

Mit automatischen Filterfunktionen nimmt Outlook Ihnen einen Teil der Postbearbeitung ab. Über eine Regel können Sie E-Mails automatisch nach deren Eintreffen im Posteingang in den entsprechenden Ordner verschieben lassen. Sie müssen die E-Mail nicht mehr manuell verschieben und Ihr Posteingang wird nicht von der elektronischen Post nicht überschwemmt.

 

 

Regeln direkt aus einer Nachricht heraus erstellen

 

Eine Regel kann besonders einfach direkt aus der Nachricht, auf die die Regel zutrifft, erstellt werden.

 

In Outlook 2000 und 2002 öffnen Sie die Nachricht, auf der die Regel basieren soll, wählen im Menü „Aktionen“ den Befehl „Regel erstellen“ und folgen dann den Anweisungen des Regel-Assistenten. In Outlook 2002 finden Sie den Befehl „Regel erstellen“ auch im Kontextmenü zu einer Nachricht.

 

Ab Outlook 2003 geht man wie folgt vor:

 

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, auf der die Regel basieren soll, wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl „Regel erstellen“.

 

2. Im sich nun öffnenden Dialogfeld wird auf der Grundlage der angeklickten Nachricht bereits eine Vorwahl angeboten, nach welchem Betreff, Absender oder Empfänger gefiltert werden soll.

 

3. Entsprechen diese Einstellungen Ihren Wünschen, wählen Sie die auszuführende Aktion im Gruppenfeld „Folgendes ausführen“ aus.

 

4. Schließen Sie das Dialogfeld „Regel erstellen“ mit „OK“, um die Regel zu übernehmen. Oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“, wenn Sie weitere Anpassungen vornehmen möchten. Outlook öffnet daraufhin den Regel-Assistenten und bietet Ihnen eine Vielzahl weiterer Optionen an, die es bereits entsprechend der gewählten Nachricht angepasst hat.

 

 

 

Neue Regeln mit dem Outlook-Regel-Assistent erstellen

 

Wenn Sie eine Regel erstellen möchten und keine passende Nachricht als Vorlage zur Hand haben oder eine bestehende Regel ändern möchten, öffnen Sie einen beliebigen E-Mail-Ordner und gehen dann folgendermaßen vor:

 

1. Wählen Sie im Menü „Extras“ je nach Outlook-Version entweder den Befehl „Regel-Assistent“ oder „Regeln und Benachrichtigungen“.

 

2. Im daraufhin geöffneten Dialogfeld sehen Sie alle bisher definierten Regeln und können neue Regeln hinzufügen, die Bearbeitungsreihenfolge ändern, Regeln löschen und bestehende Regeln ändern oder kopieren, um darauf aufbauend eine geringfügig andere weitere Regel zu erstellen.

 

Der Regel-Assistent führt Sie dabei nahezu selbsterklärend durch die Regelgestaltung. Sie aktivieren in den einzelnen Schritten lediglich die Bedingungen bzw. Aktionen und geben dann durch Klicken auf die entsprechenden Begriffe die zu wählenden Details der Regel an.

 

 

 

Clever kommunizieren mit Outlook

 

Die richtige Kommunikations-Taktik kann uns bei der Bewältigung des täglichen E-Mail-Verkehrs genauso zur Seite stehen, wie hilfreiche Outlook Features, die unseren Posteingang erleichtern.

 

Ein aktives E-Mail-Management kann uns viel Zeit, Aufwand und vor allen Dingen Nerven ersparen. Denn viel zu oft wird der Posteingang als Lager-Plattform elektronischen Mülls verwendet. Mit nur ein paar Veränderungen im Umgang mit E-Mails kann schon ein großer Nutzen, nämlich ein übersichtliches und aufgeräumtes Postfach, erreicht werden.

 

Zur Übersicht hier nochmals die wichtigsten Tipps im Bezug auf ein effektives Nachrichten-Management:

 

- Beachten Sie bei der ersten Bearbeitung der E-Mails das AHA-Prinzip (Abfalls – Sofort Handeln – Ablage)

 

- Wichtige E-Mails sofort in Aufgaben und Termine umwandeln

 

- Aus einzelnen Teilen einer langen E-Mail verschiedene Aufgaben und Termine erstellen

 

- E-Mails in bereits bestehende Aufgaben und Termine einfügen

 

- Noch nicht bearbeitete E-Mails zur besseren Übersicht farblich kennzeichnen

 

- Eigene Suchordner erstellen und jede E-Mails wiederfinden

 

- Eigene Filter erstellen und damit den Posteingang von vorneherein entlasten